活用事例
業務に必要な作業でも、明確なノウハウがないまま日々なんとなくこなしている…という方も多いのではないでしょうか。
特に業者を利用するような作業の場合、業者ごとに値段やクオリティー、スピード感も異なります。
慎重に業者選びをすると時間がかかってしまい、思うように仕事が進まないこともあるのでは？
今回は、印刷発注に関する業務をHELP YOUがサポートした事例をご紹介します。
印刷物の確認や発注、発送にいたるまでの業務を行い、HELP YOUのノウハウによってお客様の作業時間とコストを大幅にカットすることができました。
「HELP YOU」ご提案前の状況
今回ご紹介するのは、訪日旅行者向けのイベント企画会社さまからのご依頼です。
HY依頼前は印刷業務に関するノウハウがない中で作業していたため、コストや工数がかかっているというご状況でした。
ご依頼と要件の確認
依頼～受注
月末の印刷業務と発送指示をお願いしたいです。依頼内容は下記の資料にまとめたのでご確認ください。
印刷業務のご依頼ありがとうございます！依頼内容を確認いたしました。
以下の流れで対応させていただきます。
1．当月の印刷物の確認
2．印刷業者への発注
3．発送指示
○月○日までに作業を完了いたします。
ありがとうございます！よろしくお願いいたします。
納品まで
一次納品
お世話になっております。当月の印刷物について確認いたしました。ちなみに、発送方法についてご提案がございます。
A方式とB方式では枚数や件数によって価格が異なるため、都度見積もりが必要かと存じます。今回はトータルで見るとA方式の方が安くなるため、そちらで発注してよろしいでしょうか？
ご提案、心強いです！ありがとうございます。
○○○円も違うのですね。ぜひ安い方で発注をお願いします。
かしこまりました。それでは発送が完了次第、ご報告させていただきます。
最終納品
お世話になっております。印刷物の発注と発送指示が完了いたしました。 内容についてはリストにまとめておりますのでご確認ください。
ありがとうございます！引き続きよろしくお願いします。
ご依頼後の変化とメリット
今回のご依頼では、次のような感想をいただきました。
「営業に割ける時間が増え、売り上げにつながりました。印刷業務の効率化によりコスト削減にもなりました。」
【HELP YOUのタスク：3時間30分】
- 印刷物の確認：30分
- 印刷物の発注・発送指示：3時間
【クライアントさまのタスク：25分】
- 依頼：5分
- 確認、フィードバック：10分
- 最終確認：10分
【削減工数：5時間35分】
ご依頼後の変化を伺ったところ、次のようなメリットがあったということです。
- 作業時間を大幅に削減することができた
- 知識のあるスタッフに対応してもらったことで、従来よりも印刷コストを削減できた
まとめ
社内でノウハウが確立されていない業務は、どうしても無駄な時間や手間が取られてしまいます。それによって余計なコストがかかり、悪循環になってしまうこともあるでしょう。
HELP YOUでは、豊富なスキルや知識をもったスタッフがお客様の課題に寄り添いながらサポートする体制を整えています。
ご依頼いただいた業務をこなすだけでなく、お客様がより効率的に作業できるようなご提案も積極的に行います。
ぜひご相談ください。