活用事例
日々の仕事が忙しいと、マニュアル作成や更新の時間が確保しづらくなってしまいますよね。
しかし、業務フローや諸注意の共有をうっかり忘れてしまい、作業ミスが起きてしまうことも…。
今回は、マニュアル作成時間が取れずに困っていたクライアント様からのご相談をご紹介します。HELP YOUが複数人体制で効率的にサポートし、96%の工数カットを実現しました。
「HELP YOU」ご提案前の状況
今回ご紹介するのは、オンライン講座運営企業さまからの講座マニュアルの作成依頼です。
HELP YOU依頼前までは、生徒様から質問や要望を頂くたびに講師様がスマホでメモをしていたそうです。それらをまとめたマニュアルがなく、講師様への指導は都度口頭で行っているというご状況でした。
ご依頼と要件の確認
依頼～受注
講師用のマニュアルがなく困っています。作成をお願いできますでしょうか？
ご依頼ありがとうございます！以下の流れで対応させていただきます。
1．Gmailやチャットでの生徒様とのメッセージを洗い出し、スプレッドシートに記載
2．内容ごとにカテゴライズし、Googleサイト上で項目ごとにまとめる
ありがとうございます！よろしくお願いいたします。
納品まで
最終納品
お世話になっております。メッセージの収集とカテゴライズ、Googleサイトへの転記が完了いたしました。今後も追加したい内容がございましたら、スプレッドシートへの記載をお願いいたします。
ありがとうございます！内容を確認しましたが問題ありません。
追加項目が出てきたらまた依頼させていただきます。引き続きよろしくお願いします。
ご依頼後の変化とメリット
今回のご依頼では、次のような感想をいただきました。
「負担が軽減しただけでなく、複数人体制で効率的に進めてくださったことで工数短縮も実現しました。」
【HELP YOU依頼前の対応工数：30時間】
【HELP YOUの対応工数：29時間】
- メッセージ収集・スプレッドシートへの転記：14時間
- カテゴライズ：5時間
- Googleサイトへの転記：10時間
【クライアントさまの対応工数：1時間5分】
- 依頼：5分
- 確認、フィードバック：1時間
【削減工数：28時間55分】
ご依頼後の変化を伺ったところ、次のようなメリットがあったということです。
- 生徒との日々のやり取りから、業務をマニュアル化することができた
まとめ
今回ご紹介した事例のように、日々の細かな情報を含めたマニュアル作りをするとなると多くの時間を割かなければなりません。
ついつい後回しにしてしまい、業務の進め方にムダやムラを感じている方もいるのではないでしょうか？
HELP YOUでは、業務をスムーズに進めるための環境づくりまで丁寧にサポートいたします。
ぜひご相談ください。