活用事例
タスク管理のお悩みはありませんか？
オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」では秘書業務のサポートを行っています。今回は、HELP YOUを活用したことで、タスク管理工数を84％削減させ、生産性向上を実現させたクライアントさまをご紹介します。
日々のタスク管理は「HELP YOU」をご活用ください
プロジェクトや付帯業務が増えるにつれ、大変になるタスク管理。
SNSのコンサルティング業務を行うクライアントさまは、日々の膨大なタスク管理に悩まれていました。
HY依頼時までのお困りごと
今回のクライアントさまは、多数の事業を管轄していらっしゃいます。複数のプロジェクトが同時に行われる中で、このような点でお困りでした。
- タスク漏れやスケジュールのダブルブッキングが発生
- 複数のタスク管理ツールの管理が大変
- タスク確認に時間を割きたくない
タスク管理代行で、クライアント様をサポート
ヒアリングで改善したい点が明らかに
まず、専属アシスタントがクライアントさまの現状をお伺いします。要件をヒアリングする中で、クライアントさまのご要望が明確になってきました。
クライアントさまは、「タスク管理を楽にしたい」、「タスク漏れを防ぎたい」、「作業工数を減らしたい」とお考えでした。クライアントさまの上記のお悩みに対して以下のようにご提案いたしました。
多数のプロジェクトが並行して走っており、タスク漏れがあり困っています。また、チャットワーク15部屋分のタスクを確認する際に、とても手間が掛かります。
何か良い方法はないでしょうか？
複数のプロジェクトと、それに伴うタスクを一覧で見ることができるように、スプレッドシートにまとめてはいかがでしょうか？
スプレッドシート上で、状況確認とタスク期限をご確認いただけるので、優先順位を確認しやすくなるのではないでしょうか。
そうですね。ただ、それだけですとタスク漏れも心配です。
かしこまりました。でしたら、リマインド連絡をいたします。
タスクのご連絡を頂きましたらチャットワーク上でタスクを追加します。
また、期限切れタスクにはリマインド連絡をいたしましょうか。
そちらで大丈夫です。よろしくお願いします。現状、タスク管理だけで65分もの工数をかけていますが、少しでも減りますか？
はい。チャットワーク上のタスクと、リマインド連絡をご確認いただくのみですので、工数は10分程度に短縮されるのではないでしょうか。
ちなみに工数の見積もりと、作業開始時期を教えていただけますか？
スプレッドシート作成に想定される工数の見積もりは1時間程度です。
プロジェクトやタスクの詳細をお伺いできましたら、最短で明日には納品が可能です。よろしくお願いいたします。
日々のリマインド連絡・更新作業で細やかなフォローを
＜一次納品（準備）まで＞
ヒアリングの結果、まずはタスクを一元管理するためのスプレッドシートを作成することになりました。個々のプロジェクトに付帯するタスク、また期限や状況をご連絡いただき、作成したスプレッドシートを納品いたしました。
こちらは1時間の工数で完了です。
納品
＜作業開始～納品まで＞
スプレッドシートの作成が完了いたしました。
案件ごとの状況や、タスク期限などをご確認ください。
また、追加や修正がありましたらお知らせのほどよろしくお願いいたします。
ありがとうございます。確認いたしました！
メンバー全体の進捗管理が確認でき、分かりやすいです。
早速ですが、タスクの追加をお願いします。B社の原稿作成が3月1日までです。
かしこまりました。「B社さまの原稿作成が3月1日まで」のタスクを追加いたします。また、スプレッドシートも更新いたしますね。
「B社さまの原稿作成」のタスク期限が切れております。進捗はいかがでしょうか？
リマインド連絡ありがとうございます。タスク完了しております。
かしこまりました。スプレッドシートを更新しておきますね。
HELP YOU依頼後の変化・メリット
今回ご依頼いただきましたクライアント様に感想を伺ったところ、「タスク内容・期限が一目でわかるので、仕事の優先順位をつけやすくなり大変助かっています！」とお喜びでした。
具体的に以下のような変化やメリットを感じられたようです。
- 一言つぶやくだけで、タスクの追加や更新をしてもらえるので、タスク管理がとても楽だった
- スプレッドシートを見ることで優先度が可視化され、業務効率が上がった。結果として、コア業務に集中できるようになった
- タスク管理に掛かっていた管理工数が1時間5分からわずか10分になった
とのことでした。
まとめ
これまで複数のタスク管理ツールを使用されていたというクライアントさま。日々のタスク管理に手間も時間もとられ、お困りでした。
HELP YOUへのご依頼後、わずかな時間でスプレッドシート作成を完了させ、クライアントさまのタスク管理工数を減らした事例のご紹介でした。
タスク管理やスケジュール管理でお困りの方、業務効率アップさせる方法を模索している方は是非とも、HELP YOUのスケジュール・タスク管理業務代行サービスをご利用くださいませ。