活用事例
海外事業所での領収書確認・発行作業と簿記ツールへの出力・管理表の更新、これら一連の作業をHELP YOUのオンラインアウトソーシングが代行し、ワンストップで月次のルーティン化にした事例をご紹介します。
これまで複数ツールにまたがっていくつもの作業をしなくてはいけませんでしたが、依頼後は管理表シートで確認するだけ。一挙に効率化が進みました。
簿記ツールと会計ツールが連動していない企業様は必見です！
ご依頼前のお悩みごと
ご相談をいただいたのは、デザイン業を営むクライアント様。
海外にも事務所があり、毎月メールで領収書データの送付や会計作業を行っていらっしゃいます。使用しているツール同士が連動していないため、何段階かにわたって作業をしなくてはならず、そのわずらわしさが通常業務の足かせになっていました。
ご依頼～要件整理・依頼受理まで
海外事務所の領収書のデータを毎月オンライン簿記ツールに登録して、他のツールに出力し、管理表（Excel）を更新していただけますか？
かしこまりました。それでは、以下の流れで対応いたします。
①毎週金曜日と月末に処理が必要な領収書データの有無を確認。
②領収書データがある場合、簿記ツールでデータ読み込み、詳細入力・確認後、別の会計ツールへ出力。領収書データがない場合、その旨をご報告して次週再度確認。
③管理表を更新。
工数は、1回につき約1.5時間の予定です。
分かりました。それでお願いします。
納品
「作業を代行してもらったおかげで、雑務を軽減することができましたよ」クライアント様から、お喜びの声をいただきました。
HELP YOUへの依頼のメリットと、その後の変化についてお聞きしたところ、
- 簿記と経理のツールが連動しておらずそれぞれバラバラに作業をしていたため、作業が煩雑だった。HELP YOUに確認・出力・管理を代行してもらうフローができ、依頼側は管理表シートだけで簡単に確認できるようになった。
- 週次だけではなく、月末にも領収書のリマインドをしてくれるので、登録漏れを防ぐことができた。
- 作業もれを防ぐための管理表の運用で、ミスのない安定した業務サポートをしてもらえる。
HELP YOUの精度の良い代行で業務効率化が進み、ご満足いただいているようです。
まとめ
使い慣れた複数のツールが連携していないと作業工程が多くなり、都度確認・更新しなくてはいけないため業務が煩雑になってしまいます。
今回の経費精算代行のご依頼のように、一連のフローをHELP YOUで一括して承るため、クライアント様は管理シートで簡単に確認ができるようになります。現在の業務フローをもっと簡便化できないかといった業務効率化につきましても、お気軽にご相談ください。