活用事例
経理事務は会社の経営になくてはならない業務ですが、帳簿入力や給与計算など多くの事務作業が必要で、わずらわしい上に時間がかかってしまうものです。
とくに領収書の処理は、仕訳や入力作業に加えて整理やスキャニングなども必要なので、つい後回しにしてしまいがちではないでしょうか。
今回は、そんな領収書の整理や入力をHELP YOUにご依頼いただいた事例を紹介します。
HY依頼時までのお困りごと
クライアントであるコンサルティング企業様では、日々の領収書の整理が追いつかなく、年度末はいつも処理に追われていたといいます。
雑務がたまっていることでストレスもたまり、本来やらなければならない仕事への集中も欠いてしまっていたそうです。
依頼から納品まで
依頼～受注
一年分たまっている領収書の整理をお願いできますか？
かしこまりました。それでは領収書をまとめてお送りください。以降は下記の流れで対応いたします。①領収書原本の整理②利用日の外資レート確認、仕分け③指定のフォーマットへ入力④原本を返送
お送りいただいた領収書はまず日付順に並べ替えることから始まり、入力作業をしたら読み上げてのチェックも行いました。
最終納品
入力作業が完了いたしました。領収書の原本は御社に返送いたします。
ざっと確認しましたが大丈夫そうですね。ありがとうございました。
HY依頼後の変化・メリット
「今後のルーティンワークで工数削減ができました。おかげで、業務が楽になりました！」とのご感想。
領収書の整理をご依頼いただいたことで、以下のようなメリットを感じられたということです。
- 領収書の仕分けに頭を悩ませることがなくなった
- 雑務を「やらなければ」というストレスから解放された
クライアント様からは「繁忙期前にたまっていた雑務が一掃されたので、年度末は本務に専念できるとほっとしています。」というご感想をいただきました。
最初に一度ご指示をいただければ、あとは領収書を送っていただくだけで仕分けや入力まで完了します。クライアント様は最後のチェックをすれば良いだけなので、これまでトータルで12時間ほどかかっていた作業時間は30分まで圧縮することができました。
まとめ
今回は一年分の領収書をまとめて処理しましたが、毎月のルーティン業務にすればチェック作業ももっと簡単なものになります。
落ち着いてコア業務に専念するために、面倒な作業はぜひHELP YOUにお任せください。