活用事例
毎月必要な集計レポートの資料作成など、定期的な業務は作業が属人化しやすいもの。限られた社員しか作業できず、効率が悪くて困っているという方も多いのではないでしょうか？
このような課題を抱えていたクライアント様が、属人化した作業を「HELP YOU」にアウトソースしたことで、社内リソースに余裕を持たせることができた事例をご紹介します。
「HELP YOU」ご提案前の状況
今回の事例は、WEBメディア運営企業様からのご相談です。毎月の集計レポートの資料作成をご依頼いただきました。
資料作成に必要なピボットテーブルを使用できる人材が社内では限られており、特定の人しか作業できずに困っているという状況でした。
ご依頼と要件の確認
依頼～受注
分析に必要なCSVデータをお渡しするので、毎月月初にExcel等の資料として成形していただきたいです。なるべく早く欲しいのですが、○月○時までの納品は可能でしょうか？
かしこまりました。下記スケジュールでの対応はいかがでしょうか？
①データ受領
②集計・グラフ作成
③データ受領から中1営業日で納品
そちらのスケジュールで大丈夫です！それではデータが到着次第、ご連絡させていただきます。よろしくお願いいたします。
納品まで
最終納品
お世話になっております。○月分の資料作成が完了いたしました。ご確認よろしくお願いいたします。
ありがとうございます。内容について確認させていただきましたが、問題ありませんでした。来月も引き続きよろしくお願いいたします！
ご依頼後の変化とメリット
今回のご依頼では、次のような感想をいただきました。
「毎月必ず発生する必要な作業ですが、ピボットテーブルを使用できる人員が限られていたため依頼できて助かりました。」
【HELP YOUのタスク：2時間】
・資料作成：2時間
【クライアントさまのタスク：30分】
・依頼：10分
・確認作業：20分
【削減工数：2時間30分】
ご依頼後の変化を伺ったところ、次のようなメリットがあったということです。
- 属人化していた作業が特定の人材に頼らずに対応できるようになった
- 社内リソースが空いたことで、より高度な分析や方針の作成に時間をあてられるようになった
まとめ
限られた人員しか作業できず、社内でのノウハウ共有も難しい中、定期的に処理しなければならない業務…。このような属人化している業務を標準化することは、業務効率化や生産性向上のためにも必要不可欠です。
定期的に発生するノンコア業務に負担を感じている方は、ぜひ「HELP YOU」にお任せください。
今回の事例のように、業務全体の流れをスムーズにするだけでなく、重要度の高いコア業務に専念できる環境づくりも実現いたします。